Stein-Otto Svorstøl

Mitt produktivitetsystem

Jeg har i mange år hatt et system for hvordan jeg styrer hverdagen min, et såkalt produktivitetsystem. Det er ment for å sikre at hodet mitt ikke trenger å huske så mye, og det tilsfredstiller mitt iboende behov og tilbøyelighet for, planmessighet. Her følger en relativt oppdatert versjon av systemet, slik det er akkurat nå. Kanskje det er nyttig for deg?

Hvorfor ha et “produktivitetsystem”

Hodet ditt ikke er ment til å huske på alt mulig hele tiden. Du vet alle de ideene og innfallene man kan komme på i tide og utide, ting man gjerne skulle ha gjort eller lignende? Det er påvist å være stressende og distraherende når man skal gjøre en spesifikk ting (se Deep Work av Cal Newport). Som for eksempel når man ser en film, og telefonen lyser opp. Jeg vet ikke med deg, men jeg blir i alle fall nysgjerrig når det skjer. Det er med det samme vanskeligere å følge med på filmen – i alle fall hvis den ikke er helt sinnssykt spennende.

Sånn funker hodet ditt også: En idé eller tanke kan være distraherende når den dukker opp mens du skal jobbe med et eller annet. De dukker opp fordi hodet ditt for det første ikke er kjempekeen på å gjøre oppgaven (med mindre det er noe gøy da, men den typen oppgaver er aldri et problem), og fordi hodet må huske på det.

Derfor skriver jeg alt det ned med det samme jeg kommer på det. Jeg lar verktøy ta seg av alt: Avtaler, ideer, tanker og oppgaver. Da slipper hodet mitt å huske noe som helst.

For at jeg skal sjekke opp alle stedene jeg skriver ned ting, må jeg ha et system som sikrer at alt blir fulgt opp. Det gjør jeg med noen sesjoner hvor jeg går gjennom alt som er notert, og tar stilling til det, før jeg planlegger hva jeg skal gjøre den neste perioden (dagen, uka, måneden).

Da skiller jeg mellom to “moduser”:

  1. Planleggende modus, eller en slags CEO-modus
  2. Gjennomførende modus, eller arbeidsmodus

I modus 1 vil jeg se de lange linjene. I modus 2 vil jeg få gjort oppgaver. Målet er å få begge moduser til å fungere så godt som overhodet mulig, for da er jeg så effektiv som jeg kan være, og ha det rimelig bra med meg selv. Føle at jeg har kontroll, og ikke har noe ugjort jeg ikke helt vet om. Da sipper jeg stress, og det synes jeg er digg.

Om prosessen

Overordnet ser prosessen min da slik ut

  1. Fang/samle informasjon
  2. Prosesser alt som er samlet, og vurder om det skal gjøres noe med
  3. Organiser det som blir igjen på en måte jeg kan gjøre noe konkret med
  4. Vurder og planlegg hva alt som jeg da sitter igjen med jeg skal gjøre
  5. Utfør

(Åpenbart svært inspirert av Getting Things Done (GTD))

La meg forklare nærmere:

  1. Fang/samle informasjon: Jeg fanger data fortløpende gjennom uka, ved å fortløpende braindumpe alt inn i todoverktøy/notatapp. Slippe å huske selv!
  2. Prosesser informasjonen: Jevnlig gjennomgår jeg informasjonen jeg har samlet, og ser om det må gjøres noe med
    1. Ting som må gjøres eller leses legges i todoappen
    2. Informasjon hives inn i en notatapp
    3. Arkiverer e-post jeg ikke må gjøre noe med
  3. Organiser informasjonen: Jevnlig organiserer jeg det som er igjen etter steg 2.
    1. Legger oppgaver i en passende liste, finskriver de
    2. Systematiserer notater/informasjon slik at det er greit å finne igjen
    3. Gjennomgår en liste med roller og prosjekter, for å se om det er ting jeg mangler i systemet mitt
  4. Vurder og planlegg: Av punkt 3 har jeg jo da en drøss med ting som må gjøres, så ukentlig gjør jeg følgende:
    1. Alt prioriteres og brytes ned.
    2. Jeg allokerer tid til tingene som må gjøres, slik at når det først skal gjøres er det bare å utføre.
    3. Også tar jeg en innsjekk hver dag på tingene som er planlagt den dagen, for å se til at det fortsatt gir mening. I praksis blir dette en titt på todolista på telefonen på vei til jobb.
  5. Utfør: Når jeg er på jobb vet jeg hva som skal gjøres, da er det bare å sette i gang.

På den måten kan jeg senere bare å gjøre oppgaver. Jeg trenger ikke planlegge noe, bare gjøre.

Verktøy jeg bruker

For å være konkret, kan vi starte med de verktøyene jeg bruker og hvordan jeg bruker dem.

Todoist (jeg har tidligere brukt Wunderlist, og før det Asana) for å lagre alt som skal gjøres. Der har jeg lister for personlige oppgaver, hjemme og ellers, jobb, for ikke å glemme relasjoner. Har en handleliste og en liste for middager som jeg deler med samboeren min. I begynnelsen av uka har jeg en sesjon (Weekly Review & Planning) hvor jeg ser på hvilke tasks jeg bør få gjort ila. uka, bryter ned de som ev. er veldig store, og setter av tid til hver enkelt task i kalenderen min. På begynnelsen av en dag går jeg til Today og ser hva jeg har å gjøre for den dagen. Jeg starter gjerne med de viktigste/tyngste. Jeg bruker labels og filtere for å synliggjøre prioriteringer, og hjelpe meg å finne oppgaver jeg kan gjøre på for eksempel telefonen. Jeg bruker dessuten innboksen til Todoist en del, ved at jeg dumper ting som må gjøres inn der, og finsliper senere.

Jeg bruker Quick Capture til Todoist på telefon når ting dukker opp i hodet mitt. Her bare slenger det inn med det samme jeg kommer på det, og det fungerer i så måte som en slags innboks. Jeg går gjennom denne cirka en gang om dagen, men ikke alltid (for det hender jeg glemmer det). Jeg gjør det minimum i forbindelse med Weekly Review & Planning. Når jeg går gjennom, tømmer jeg innboksen på samme måte som jeg ville gjort med mail:

Det høres kanskje overkill ut, men poenget er altså at jeg hele tiden vet at den tingen jeg holder på å gjøre, er den tingen jeg må gjøre, fordi jeg har kategorisert og systematisert all informasjonen jeg ellers ville måttet huske.

Dersom jeg sitter og skal løse en oppgave for en kunde, men får en sykt god idé, eller lurer på et eller annet, slenger jeg det inn i Todoist og finner ut av det senere.

Google Calendar er kalenderen min (i alle fall på jobb og privat): Her allokerer jeg altså tid. Har jeg et gjøremål som å skrive et beslutningsgrunnlag for eksempel, kan jeg sette av en time til det. Alternativt kan jeg vite at jeg har et sett med oppgaver X i en kontekst Y for en gitt uke Z. Da sørger jeg for å allokere nok tid til kontekst Y i løpet av uken Z. Kalenderen får også inn alt av events jeg er interessert eller going på fra Facebook, slik at jeg ikke trenger å legge inn sånt manuelt. Jeg trenger med andre ord ikke tenke på hva jeg skal, jeg bare slenger alt inn i kalenderen så slipper jeg å huske noe selv. Hvorfor det er nyttig er igjen altså at hodet ikke er skapt for å huske alt mulig: jo mer alt mulig annet enn det du jobber med akkurat nå du må tenke på, jo mindre effektiv blir du.

Obsidian: Her samler jeg notater og tanker, som raske notater fra møter. Her samler jeg også notater fra verktøy som Remarkable. Her går altså all info som ikke går i Todoist eller kalenderen. Der har jeg ting som notater fra møter og lignende som ikke skal deles felles, utkast til e-poster eller meldinger, research til innkjøp eller personlige prosjekter. Altså litt som et arkiv.

Til slutt bruker jeg Notion til enkelte ting, som oversikt over pågående prosjekter og tracking av vaner.

For mail bruker jeg Gmail, og følger Inbox Zero: Jeg sjekker mail 2-4 ganger om dagen for å arkivere det jeg ikke trenger å svare på. Jeg sender det som tar mer enn to minutter til Todoist, og gjør det som tar mindre med en gang. Er det større ting som tilsynelatende haster, holder jeg av tid til det. Jeg unngår push-varsel på telefonen fra Gmail.

Jeg bruker også Feedly til å samle nyheter (RSS-feeds), Pocket som en leseliste/samling av artikler jeg vil lese, og PocketCast for podcasts. Headspace bruker jeg til meditasjon, rett og slett koble litt av.

Artifakter jeg har

For å hjelpe meg å styre prosessen, har jeg et par dokumenter jeg bruker:

  1. Daglig sjekkliste: Gjennomgås daglig. Målet er å se at planlegging fortsatt er rett, og ev. justere. Jeg pleier å skrive ned 1-3 ting som er “Big rocks”. Det er ting jeg må gjøre. Hvis disse tingene er gjort er jeg fornøyd med dagens innsats. Dette er gjerne der jeg gjør punkt 2 av prosessen min, og punkt 4 med tanke på dagen som kommer.
  2. Ukentlig sjekklsite: I begynnelsen av hver uke gjennomgår jeg roller og mål for den foregående, og gjør en review av hvordan det gikk, samt forsøker å identifisere forbedringer. Disse omsettes i konkrete actions. Jeg allokerer også tid til oppgaver. Doist, selskpet bak Todoist har en god artikkel om dette. Dette er punkt 3-4 av prosesen min.

I tillegg har jeg, som nevnt::

  1. Oversikt over prosjekter i Notion
  2. Oppgaver jeg skal gjøre innenfor de prosjektene i Todoist
  3. Allokert tid i Google Calendar

Når jeg skal utføre

Når jeg setter meg ned for å jobbe har jeg stort sett allerede oversikt over det som skal gjøres:

Da har jeg en konkret ting å gjøre, og jeg setter i gang.

Når jeg jobber forsøker jeg å bruke Pomodoro med cirka 30 minutter jobbing og 5-15 minutter pause. Men jeg er ikke så firkanta på det. Rolige dager lar jeg det være litt mer flytende, men når det er mye å gjøre, jobber jeg sånn.

Om du sliter med å koble av ting kan du for eksmepel sjekke ut Strict Workflow som er en extension til Chrome, som kjører Pomodoro-teknikken + blokker nettsider du spesifiserer.

Videre lesning

Jeg har også skrevet en artikkel om dette linjeforeningsmagasinet readme i 2016, den gang jeg var student.

Any thoughts, comments or corrections after reading this post? Please, do reach out by E-mail. Thanks.

Post is tagged with: #Norwegian #Productivity